Chuyển văn phòng là việc rất quan trọng của các doanh nghiệp, đặc biệt việc đóng gói đồ đạc vận chuyển tài liệu luôn được nhiều doanh nghiệp băn khoăn, vì tính bảo mật của các thông tin. Vậy làm thế nào đóng gói đồ đạc, tài liệu văn phòng khoa học nhất để quá trình chuyển văn phòng diễn ra an toàn? Với kinh nghiệm phục vụ khách hàng nhiều năm, chúng tôi xin chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm đóng gói tài liệu khoa học, nhanh chóng và an toàn nhất.
Sắp xếp và phân loại tài liệu
Đây là công việc đầu tiên cần làm khi có ý định chuyển văn phòng. Việc phân loại hồ sơ theo phòng ban, của từng cá nhân, các tài liệu nào đang sử dụng, tài liệu nào đã khóa sổ, … để có thể giúp kiểm soát dễ dàng. Đặc biệt, bạn nên lập danh mục các tài liệu cần vận chuyển để giúp quá trình sắp xếp gọn gàng và nhanh chóng hơn, phân loại theo tính quan trọng và sự cần thiết của hồ sơ. Không nên vứt đồ bừa bãi, chất đống đồ đạc sẽ khó phân loại và mất nhiều thời gian sắp xếp đồ đạc.
Mỗi tài liệu có một tầm quan trọng riêng, nên cần bảo đảm phân loại đồ đạc cụ thể khi đóng gói và vận chuyển, nhân viên nên quan sát, kiểm soát tài liệu và kiểm tra lại khi chuyển đến địa điểm mới.
Đóng gói đồ đạc
Sau khi sắp xếp và phân loại đồ đạc, chúng ta tiến hành đóng gói nhưng bạn nên lưu ý thêm về số lượng tài liệu vận chuyển. Với mỗi tài liệu riêng, bạn nên chọn các vật dụng đóng gói phù hợp, chủ yếu sử dụng các thùng carton có kích thước phù hợp để vận chuyển, dùng băng dính đóng gói cẩn thận, Lưu ý, không nên đóng gói đồ đạc cồng kềnh, khó vận chuyển, và nhớ ghi chú loại đồ đạc bên ngoài vỏ thùng carton để kiểm soát dễ hơn. Khi chuyển đến văn phòng mới, bạn sẽ tháo dỡ và sắp xếp đồ đạc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.
Với lần đầu tiên chuyển văn phòng, tốt nhất với các tài liệu quan trọng, bạn nên giao cho nhân viên tin tưởng đóng gói và sắp xếp, cũng như tự vận chuyển, để tránh phát sinh các trường hợp không mong muốn.
Nếu Công ty bạn quá nhiều việc, trong khi việc đóng gói hồ sơ tốn khá nhiều thời gian và công sức của các nhân viên, thì việc lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ sẽ là sự lựa chọn tối ưu, giúp bạn giảm thiểu khó khăn, công sức khi chuyển văn phòng. Sự chuyên nghiệp và tận tâm của dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp giải quyết các vấn đề đó.
Liên hệ ngay :
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ tại Hà Nội – 0968-723-723
Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ tại Hồ Chí Minh – 0983-748-748